Integracja systemów

Integracja systemów informatycznych łączy aplikacje tak, aby dane mogły przepływać między nimi bez wielokrotnego ręcznego przepisywania. Zamówienie ze sklepu internetowego może trafić do systemu ERP, informacje o kliencie do CRM, a dokument sprzedaży do programu księgowego. Efektem jest mniej powtarzalnych czynności, sprawniejsza obsługa i większa spójność informacji.

Jakie systemy warto połączyć?

Zakres integracji powinien wynikać z codziennej pracy firmy. Typowe połączenia obejmują:

• ERP i sklep internetowy — przesyłanie zamówień do realizacji oraz aktualizowanie cen, dostępności produktów i statusów wysyłki.
• CRM i ERP — wymianę danych kontrahentów, ofert oraz historii zakupów, aby handlowcy mieli dostęp do informacji potrzebnych w rozmowie z klientem.
• Sprzedaż i księgowość — przekazywanie faktur, korekt oraz informacji o rozliczeniach, z uwzględnieniem formatów obsługiwanych przez program księgowy.
• Magazyn i kanały sprzedaży — synchronizację zapasów, która pomaga ograniczać przyjmowanie zamówień na niedostępne towary.

Nie wszystkie dane muszą być aktualizowane z taką samą częstotliwością. Dostępność produktów może wymagać częstej synchronizacji, podczas gdy zestawienia do rozliczeń mogą być przekazywane okresowo.

Sposoby wymiany danych

API i powiadomienia o zdarzeniach

API to interfejs, przez który aplikacje udostępniają określone dane i funkcje. Pozwala na przykład pobrać listę produktów albo utworzyć dokument sprzedaży. Takie zastosowania opisuje informacja producenta o API Comarch Betterfly.

Jeżeli system obsługuje powiadomienia o zdarzeniach, może automatycznie poinformować drugą aplikację o nowym zamówieniu. W innych przypadkach integracja cyklicznie sprawdza zmiany. Dostępne operacje, limity i wymagane uprawnienia zależą od konkretnego oprogramowania.

Import i eksport plików

Wymiana plików CSV lub XML sprawdza się przy przetwarzaniu danych w partiach oraz tam, gdzie API nie jest dostępne. Wymaga uzgodnienia struktury pliku, kodowania znaków i sposobu rozpoznawania rekordów. Znaczenie formatu oraz kolejności importu pokazuje dokumentacja importu danych Comarch ERP Enterprise.

Warstwa pośrednia i kolejki

Przy większej liczbie aplikacji warstwa pośrednia może przekształcać dane i kierować je do odpowiednich systemów. Kolejka przechowuje zadania oczekujące na obsługę, ułatwiając przetwarzanie po chwilowej niedostępności jednej z aplikacji.

Planowanie, wdrożenie i utrzymanie

Przed wdrożeniem trzeba ustalić, który system jest źródłem danych o produktach, klientach i dokumentach. Następnie określa się kierunki przepływu, odpowiadające sobie pola oraz zasady rozwiązywania rozbieżności.

Testy powinny obejmować również duplikaty, korekty, brakujące dane i przerwane połączenia. Ponowienie przesyłania zamówienia powinno być obsłużone tak, aby nie utworzyć drugiego dokumentu.

Po uruchomieniu potrzebne są monitorowanie błędów, kontrola uprawnień i sprawdzanie zgodności po aktualizacjach aplikacji. Planowanie warto zacząć od jednego procesu, który obecnie zajmuje najwięcej czasu, oraz ustalić mierzalny cel, na przykład skrócenie czasu przekazania zamówienia do realizacji.